Zakup i zdalny dostęp do nowości wydawniczych – do 16 sierpnia 2021 można składać wnioski

Kierunek Interwencji 1.1 Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa. Co się zmieniło? Czego możemy się spodziewać? Kto skorzysta, a kto straci? Jak przygotować poprawnie wniosek? Co można kupić? Jak sprawnie dokonać zakupu?

Kto może skorzystać z dotacji?

O dofinansowanie w ramach programu ubiegać się mogą biblioteki publiczne, spełniające wymogi ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, zorganizowane w formie samorządowej instytucji kultury (wpisane do rejestru instytucji kultury) oraz inne samorządowe instytucje kultury posiadające w strukturze biblioteki publiczne (wpisane do rejestru instytucji kultury), które na dzień składania wniosku o dofinansowanie korzystają przynajmniej z jednego terminala cyfrowej wypożyczalni międzybibliotecznej Academica (warunek konieczny).

Termin wykonania zadania

W części dotyczącej wkładu własnego termin wykonania zadania ustalono od 1 stycznia 2021 do 30 listopada, a części dotyczącej dofinansowania od daty ogłoszenia rozstrzygnięcia naboru wniosków do 30 listopada. Oznacza to, że zarówno wkład własny zadeklarowany we wniosku oraz kwotę przyznanej dotacji należy wydać najpóźniej do 30 listopada. Do tego dnia należy mieć wszystko zakupione i zapłacone. Czyli najlepiej ostatnie faktury mieć wystawione wcześniej, żeby 30 listopada wyszły z instytucji ostatnie przelewy związane z zadaniem oraz z wkładem własnym.

Wkład własny

Każda instytucja musiała zaoferować wkład własny, który uzależniony jest od grupy zamożności i będzie obowiązywał (niestety) przez 5 lat trwania programu:

  • grupa I – 50%,
  • grupa II – 65%,
  • grupa III – 80%.

Jako wkład własny beneficjent może zaliczyć publikacje oraz usługi zdalnego dostępu do e-booków i/lub audiobooków i /lub synchrobooków zakupionych na początku roku kalendarzowego, w którym otrzymał dofinansowanie.

Wkład własny budził największe obawy środowiska, wszak wiadomo, że w wielu województwach przydzielana pula nie jest wykorzystana w pełni. Nie wszystkie biblioteki dysponują wymaganym wkładem własnym. Często jest też tak, że zamożność gminy nie przekłada się na finanse biblioteki. Marzeniem jest, żeby wszystkie biblioteki dysponowały kwotą wymaganego wkładu własnego.

Academica konieczna

Nowością jest wymóg posiadania przynajmniej jednego terminala cyfrowej wypożyczalni międzybibliotecznej Academica. Warto pamięć, że samo złożenie deklaracji nie jest równoznaczne z korzystaniem. Aby spełnić wymóg biblioteka musi po otrzymaniu loginów i hasła z Biblioteki Narodowej zalogować się w celu akceptacji regulaminu i dokonania ustawień. W środowisku było bardzo dużo pytań zwłaszcza od małych gminnych bibliotek o zasadność tego wymogu – często bowiem zainteresowanie tą usługą jest znikome, bądź biblioteka nie posiada wolnego komputera aby ją podpiąć.

Praca w soboty

Największe obawy wzbudza jednak punkt dotyczący konieczności otwarcia biblioteki w soboty (w roku 2021 ze względu na pandemie nie obowiązujący). Jak będzie w kolejnych latach i jak się przełoży zwłaszcza na małe biblioteki – czas pokaże.

Na co uważać przy wypełnianiu wniosku ?

Wniosek składamy w trybie konkursowym, a wiadomo, że w takim trybie bardzo ważne są terminy. Wnioski złożone po terminie są odrzucane, warto dodać, że czasu było bardzo mało – nabór ogłoszony 3 sierpnia trwa do 16 sierpnia (w okresie urlopowym to bardzo, krótko). Można przypuszczać, że wpływ na to miały prace związane z zatwierdzeniem całego NPRC 2.0 i zatwierdzenie regulaminu. Miejmy nadzieję, że w kolejnych latach ogłoszenie konkursu będzie już dużo wcześniej.

Należy pamiętać, że nie będą uwzględniane wyjaśnienia złożone po terminie.

Wypełniony wniosek można złożyć na dwa sposoby: jako dokument elektroniczny lub dokument papierowy. Do pierwszego konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany wnioskodawcy.

Wypełniając wniosek należy pamiętać, że dane związane z nazwą instytucji, osobami reprezentującymi i inne (Regon, NIP) muszą być tożsame z aktualnym pełnym odpisem z Rejestru Instytucji Kultury. Dokument taki jest ważny trzy miesiące od momentu wystawienia.

Za błąd formalno-prawny uznano wystąpienie co najmniej jednej z poniższych okoliczności:

  1. wypełnienie wniosku na innym formularzu niż wskazany na stronie Biblioteki Narodowej,
  2. podanie we wniosku numeru NIP lub REGON innego podmiotu,
  3. brak kompletu dokumentów lub podpisów osób upoważnionych do reprezentacji pod wnioskiem i załącznikami,
  4. brak pieczęci instytucji w przypadku wniosków składanych w formie pisemnej,
  5. brak lub niepoprawność wymaganych załączników oraz ich niezgodność z wnioskiem,
  6. brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem załączonych kopii dokumentów,
  7. brak wskazania wymaganego wkładu własnego,
  8. łędy rachunkowe,
  9. nieprawidłowe wypełnienie lub niewypełnienie jakiegokolwiek wymaganego pola w formularzu,
  10. złożenie wniosku przez osoby nieuprawnione do reprezentowania podmiotu wymienione w RIK i statucie.

Wnioskodawcy mają możliwość wprowadzenia korekt i uzupełnień przesłanej dokumentacji pod warunkiem złożenia poprawionego wniosku i/lub poprawionych załączników przed upływem terminu zakończenia danego naboru.

Jeszcze trochę formalności

Należy pamiętać i mieć wcześniej przygotowane obowiązkowe załączniki:

  • kopię aktualnego statutu wnioskodawcy, potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania wnioskodawcy zgodnie z wpisem do rejestru instytucji kultury;
  • aktualny pełny odpis z rejestru instytucji kultury - zgodnie z § 11 i 12 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz.U. 2012 poz. 189);
  • klauzulę informacyjną, podpisaną łącznie przez wszystkie osoby reprezentujące wnioskodawcę oraz osobę odpowiedzialną za przygotowanie wniosku (jeżeli jest inna niż osoba reprezentująca wnioskodawcę);
  • pełnomocnictwo dla osób upoważnionych do reprezentacji instytucji kultury – jedynie wówczas, gdy podmiot reprezentuje osoba nie uprawniona przez statut lub zapis w odpowiednim rejestrze.

Ważne – załączniki będziemy składać tylko raz, tj. w pierwszym roku ubiegania się o dofinansowanie. Natomiast w latach następnych NPRCz 2.0 tylko stosowne oświadczenie, pod warunkiem, że nie nastąpiły żadne zmiany.

Nowością jest składanie oświadczenia z obowiązku rozliczenia dofinansowań udzielonych wnioskodawcy w ciągu ostatnich trzech lat budżetowych.

We wniosku podaje się także dane, których w latach poprzednich nie wymagano - czyli liczbę zorganizowanych konkursów, imprez, lekcji bibliotecznych itp. Jest też zapytanie o koła i kluby czytelnicze – warto to dane mieć przygotowane.

Tak jak w latach poprzednich jesteśmy zobowiązani do zamieszczania informacji o realizowanym zadaniu na swojej stronie internetowej oraz mediach społecznościowych wraz z identyfikacją graficzną czyli logotypami. Tam, gdzie jest to możliwe, należy umieszczać stempel na każdej dofinansowanej publikacji. Wzór stempla należy pobrać ze strony Biblioteki Narodowej. Nowością jest obowiązek przesłania ww. materiałów i treści do akceptacji przed ich upublicznieniem na adres: nprcz2.0@nck.pl.

W przypadku, gdy dofinansowanie przekracza kwotę 50 000, 00 zł wnioskodawca zobowiązany jest do umieszczania informacji o dofinansowaniu w formie plakatu informacyjnego w dniu przypadającym po podpisaniu umowy, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia podpisania tej umowy. Plakat będzie dostarczony przez Zleceniodawcę.

Na co można wydać pieniądze?

Minimalna kwota dofinansowania wynosi 1500 PLN, a w jego ramach możliwy będzie zakup:

  • publikacji w formie książek, które ukazały się drukiem lub na innym nośniku czyli książki mówione, pisane alfabetem Braille’a i książki elektroniczne, multimedia, publikacje nutowe i kartograficzne, które są dostępne na rynku księgarskim, niezależnie, czy jest to pierwsze wydanie czy wznowienie;
  • drukowanych czasopism kulturalnych i społeczno-kulturalnych o charakterze ogólnopolskim o częstotliwości ukazywania się od miesięcznika do rocznika;
  • usług zdalnego dostępu do treści w formatach e-booków, audiobooków czy synchrobooków.

Istotne jest, że każda z bibliotek będzie samodzielnie decydowała, jakie książki zakupi oraz w jakim zakresie papierowe i cyfrowe.

Czego nie można kupić?

Należy pamiętać, że środki pozyskane ze wsparcia NPRCz 2.0. nie mogą zostać przeznaczone na zakup podręczników szkolnych, bryków, skrótów i streszczeń lektur szkolnych, programów i gier komputerowych, filmów i nagrań muzycznych, kolekcji historycznych pozyskiwanych od osób prywatnych lub z innych instytucji, książek i innych dokumentów dostępnych na rynku antykwarycznym, gazet, czasopism regionalnych, czasopism elektronicznych, czasopism ukazujących się częściej niż miesięcznik.

Pamiętajmy, że za wkład własny kupujemy taki sam rodzaj zbiorów bibliotecznych jak wskazano w programie. Czyli jeżeli biblioteka gromadzi gry planszowe lub filmy to musi mieć na ten cel odrębny budżet.

Jak kupować książki, żeby było tanio i sprawnie?

Jak już zostaniemy szczęśliwymi beneficjentami programu możemy zabrać się za zakupy nowości . W mojej bibliotece istnieje rozdział działów czyli osobno funkcjonują Dział Gromadzenia Zbiorów i Dział Opracowania Zbiorów.

Główny ciężar realizacji zadania zgodnie z wymogami do 30 listopada spoczywa na Dziale Gromadzenia Zbiorów a w zakresie opracowania zbiorów do 31 grudnia na Dziale Opracowania Zbiorów. Dział Gromadzenia Zbiorów sporządza także raport z wykonanego zadania, prowadzi i przechowuje wszelką dokumentację związaną z konkursem.

Priorytetem dla nas jest, żeby zakupić to, co jest potrzebne i zgodne z oczekiwaniami naszych czytelników. Jedno od lat jest niezmienne - trzeba sobie nałożyć duży reżim związany z wykonaniem zadania. Już wcześniej trwają przygotowania. Staram się wydać jak największą kwotę z zadeklarowanego wkładu własnego do końca sierpnia, żeby potem skupić się tylko na dotacji. Od lat praktykujemy, że zamówienia składają kierownicy filii,, którzy mają bezpośredni kontakt z czytelnikami, wiedzą, na co jest zapotrzebowanie. Wychodzimy z założenia, że znają bardzo dobrze swoich użytkowników oraz środowisko, w którym działa dana placówka.

Ważnym dla nas źródłem wiedzy, co kupić, jest umieszczona na stronie internetowej, a także w katalogu Integro opcja „zaproponuj zakup książki”, dzięki której nasi czytelnicy mają możliwość składania propozycji zakupu książek jesteśmy zadowoleni, że ta opcja cieszy się popularnością – większość propozycji zostaje zrealizowana.

Pamiętajmy, że biblioteki finansowane są ze środków publicznych. Wydatkowanie tych środków wymaga brania pod uwagę nie tylko zasad określonych w ustawie o finansach publicznych ale także przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W zależności od przyznanej kwoty na zakup zbiorów, regulaminów wewnętrznych, to biblioteki same decydują o sposobach zakupu zgodnie z ww. ustawami.

My swoje zakupy robimy w hurtowniach książek. Zwracamy uwagę na zaoferowany nam rabat. Wybieramy te hurtownie, które oferują największy rabat na wybrane tytuły. W latach poprzednich była to jedna hurtownia. Od pewnego czasu jest to niemożliwe ponieważ zmienił się rynek wydawniczy. Często zdarza się, że jedna hurtownia nie ma w swojej ofercie tytułów wszystkich interesujących nas wydawnictw, a niektóre mają pewne wydawnictwa na wyłączność. Poza tym hurtownie nie są w stanie oferować nam takiego samego rabatu na literaturę piękną i na literaturę naukową, bo warunki zakupu wydawnictw naukowych dla hurtowni zmieniły się. O wysokości rabatów często decydują indywidulane umowy zawierane pomiędzy hurtowniami a wydawnictwami. Należy pamiętać, że w tym samym czasie za duże pieniądze robią zakupy wszystkie biblioteki w Polsce. Pandemia spowodowała, że wydawnictwa wydają tytuły ostrożniej, w mniejszych nakładach czyli kto pierwszy ten lepszy.

Gdzie szukać interesujących pozycji?

Oprócz stałych kontaktów z czytelnikami najlepszym źródłem jest Internet: wszelkie portale biblioteczne, blogi, strony internetowe wydawnictw, księgarń i hurtowni. Od połowy roku przeglądamy ze zwiększoną intensywnością strony: lubimyczytać.pl, biblionetka.pl, rynek-ksiazki.pl i czytamy zamieszczone tam recenzje żeby jak najlepiej zaplanować zakupy z dotacji i podpowiedzieć filiom interesujące tytuły.

Posiłkujemy się także literaturą branżową: dwumiesięcznikiem „Książki-magazyn do czytania”, miesięcznikami „Magazyn literacki. Książki” i „Nowe Książki”.

Kilka praktycznych wskazówek

Jako kierownik Działu Gromadzenia Zbiorów dziele kwotę dotacji na określone transze. Dla przykładu – jeżeli będziemy zakupy robić od września do końca listopada to dzielę kwotę na 3 części, pamiętając, że do 30 listopada musi być wszystko wydane i zapłacone. Koniecznie muszę daną transzę wydać zgodnie z planem. Druk zamówienia utworzony w systemie bibliotecznym i wysłany do hurtowni - to początek. Potem trzeba sprawdzić, czy przyszło wszystko zgodnie z zamówieniem, wprowadzić do systemu faktury oraz opisać je zgodnie z wymogami. Myślę, że dla każdego bibliotekarza są to czynności znane i nie wymagają szerszego omówienia. Im większa kwota i krótszy czas, tym większy stres. W gorącym okresie czasami trzeba zostać po godzinach lub przysiąść w domu.

Zanim zamówienie wyjdzie z naszego działu, to gruntownie sprawdzamy je pod wieloma względami. Musimy być pewni, że zamawiany tytuł nie jest kontynuacją, nie należy do cyklów i serii, że nie ukazał się pod innym tytułem, nie jest już w zbiorach danej filii itp. Jeżeli tytuł ma bardzo słabe recenzje to konsultujemy z filiami czy jest zasadne jego nabycie?

Zamiast zakończenia :)

Cieszymy się, że Priorytet 1 Poprawa oferty bibliotek publicznych został ogłoszony. Kwota zaplanowana na pięć lat w wysokości 160 900 000 zł na zakup nowości wydawniczych robi wrażenie i z pewnością znacznie wzbogaci biblioteczne zasoby. Bardzo chcieliśmy żeby progi udziału własnego uległy pomniejszeniu. Po cichu liczyliśmy, że zostanie uwzględniony trudny czas finansowy także dla naszych instytucji spowodowany pandemią. I może wrócą przynajmniej progi z 2019 roku czyli 50%, 60% i 70%. Niestety nie udało się. Jesteśmy przekonani, że priorytet przyczyni się do poprawienia atrakcyjności księgozbiorów oraz będzie wsparciem dla samorządów do finansowania zakupu nowości dla naszych instytucji, a to z kolei przełoży się na wzmocnienie aktywności czytelniczej w bibliotekach publicznych.

W pigułce

Nowe wymogi w stosunku do lat ubiegłych:

  • Tryb konkursowy czyli zaostrzony tryb oceny wniosków.
  • Dwie możliwości złożenia wniosku : elektronicznie lub w formie papierowej.
  • Academica – obowiązek posiadania przynajmniej jednego terminala.
  • Dotacja powyżej 50 000,00 zł – informacja w formie plakatu oraz umieszczenia informacji o zadaniu w dniu przypadającym po podpisaniu umowy, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia podpisania tej umowy.
  • Na każdej zakupionej publikacji stempel według narzuconego wzoru.
  • Podpisane oświadczenie, że w ostatnich 3 latach wywiązano się z obowiązku rozliczenia dofinansowań.
  • Zmiany w druku wniosku – należy podać dane dotyczące imprez bibliotecznych oraz informacje o kołach i klubach czytelniczych.
  • Obowiązek podpisania klauzuli informacyjnej przez osoby reprezentujące instytucję oraz osobę odpowiedzialną za przygotowanie wniosku.

Beata Hoffrichter

5 sierpnia 2021

Top